Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei SOX-AI. Mit dieser Information erläutern wir Ihnen gemäß Art. 13 und 14 DSGVO, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren verarbeiten.

1. Gemeinsam Verantwortliche

Ihre Bewerbung wird von den folgenden Unternehmen gemeinsam bearbeitet, die für die Verarbeitung Ihrer Daten gemeinsam verantwortlich sind (Art. 26 DSGVO):

SOX-AI GmbH i.G.
Leopoldstraße 31, 80802 München, Deutschland
Geschäftsführer: Matan Atad
E-Mail: munich@sox-ai.com

SOX-AI Ltd. (Company No. 516999729)
Hamaalot 9, Raanana, Israel
E-Mail: info@sox-ai.com

Die SOX-AI GmbH i.G. ist künftige Arbeitgeberin für die ausgeschriebenen Stellen in Deutschland und zentrale Anlaufstelle für Ihre Fragen und Rechte. An der Auswahl wirken Mitarbeitende beider Unternehmen mit. Sie können Ihre Rechte gegenüber jedem der beiden Unternehmen geltend machen.

2. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnort)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikationen, Berufserfahrung)
• Angaben aus Ihrem LinkedIn-Profil, soweit Sie diese mit Ihrer Bewerbung übermitteln
• Angaben zu Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin
• Notizen und Bewertungen aus Vorstellungsgesprächen und gegebenenfalls fachlichen Aufgaben
• Video- und Tonaufzeichnungen von Vorstellungsgesprächen, nur wenn Sie zuvor eingewilligt haben

Wenn Sie sich über LinkedIn bewerben, erhalten wir Ihre Daten von der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Für die Verarbeitung auf der LinkedIn-Plattform selbst ist LinkedIn verantwortlich; es gilt die Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.

Bitte übermitteln Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu Gesundheit, Religion oder ethnischer Herkunft), sofern dies nicht erforderlich ist. Teilen Sie uns solche Angaben freiwillig mit (etwa eine Schwerbehinderung), verarbeiten wir sie nur, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.
• Verteidigung gegen Rechtsansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, ein ordnungsgemäßes Verfahren nachweisen zu können.
• Aufnahme in unseren Talentpool für künftige Stellen: nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.
• Aufzeichnung von Vorstellungsgesprächen, um Gespräche im Team nachvollziehen und fair bewerten zu können: nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung vor Beginn der Aufzeichnung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig; lehnen Sie die Aufzeichnung ab, entsteht Ihnen daraus kein Nachteil im Bewerbungsverfahren. Sie können sie jederzeit widerrufen.

Kommt es zu einer Einstellung, verarbeiten wir die erforderlichen Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses weiter und nehmen sie in die Personalakte auf.

4. Empfänger

Zugriff auf Ihre Bewerbung haben nur die am Auswahlverfahren beteiligten Personen der SOX-AI GmbH i.G. und der SOX-AI Ltd. Für die SOX-AI Ltd. in Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Entscheidung 2011/61/EU); dort ist ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

Zur Verwaltung von Bewerbungen und zur Kommunikation setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

• Microsoft 365 (Outlook für die E-Mail-Kommunikation, OneDrive für die Ablage von Lebensläufen und Gesprächsnotizen), bezogen über GoDaddy Europe Limited, Studio 4th Floor, Parts C&D at East West, Tollhouse Hill, Nottingham NG1 5FW, Vereinigtes Königreich, und betrieben von der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
• Zoom (Vorstellungsgespräche per Video und, mit Ihrer Einwilligung, Speicherung von Aufzeichnungen in der Zoom Cloud) der Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd., San Jose, CA 95113, USA

Für das Vereinigte Königreich (GoDaddy) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Microsoft und Zoom können Daten auch in den USA verarbeiten; beide Unternehmen sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Übermittlungen erfolgen auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Bewerbungen über LinkedIn empfangen und bearbeiten wir in unserem LinkedIn-Konto (siehe Abschnitt 2). Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

5. Speicherdauer

Erhalten Sie eine Absage, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Diese Frist dient der Verteidigung gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG). Haben Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt, speichern wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf, längstens jedoch 24 Monate. Aufzeichnungen von Vorstellungsgesprächen löschen wir bei Widerruf Ihrer Einwilligung, spätestens zusammen mit Ihren übrigen Bewerbungsdaten.

6. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten bereitzustellen. Ohne die für das Verfahren erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen.

7. Keine automatisierte Entscheidung

Über Ihre Bewerbung entscheiden Menschen. Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Wenden Sie sich hierzu an munich@sox-ai.com. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Stand: Oktober 2026